Felicitaciones por haber sido elegido miembro de la junta directiva de su asociación. Después del sentimiento inicial de júbilo se preguntará ¿En qué me he metido? ¿Cómo podré ser un miembro efectivo de la junta?
¿En qué me he metido?
Esta es una pregunta que los nuevos miembros de la junta hacen a menudo al equipo de Relaciones de Vecindad. Algunos de los beneficios de servir como miembro de la junta son:
- Contribuir y retribuir a su vecindario – una gran manera de aumentar su compromiso cívico.
- Proteger uno de sus bienes más importantes – su hogar.
- Contribuir con la calidad de vida de su vecindario.
- Mejorar, practicar o aprender nuevas habilidades como hablar en público, realizar reuniones, administrar voluntarios, resolver problemas, fortalecer relaciones, comunicarse, resolver conflictos, además de aprender a tener paciencia, saber cuándo hablar y tener tacto.
- Conocer gente y hacer amistades.
- Oportunidad de trabajar con funcionarios y personal del municipio de Orlando.
Esta guía es el resultado de numerosas preguntas que han hecho los nuevos miembros de las juntas durante años. Se divide en tres secciones. La primera sección incluye los principios básicos para empezar a construir desde una base. La sección dos es para miembros de las juntas de asociaciones voluntarias de propietarios, vecindarios e inquilinos. La tercera sección se dedica a los miembros de juntas de asociaciones obligatorias de condominios o propietarios.
Empecemos.
Los siguientes son algunos conceptos básicos que puede usar para lograr el éxito.
El municipio de Orlando es su recurso y respaldo
Cuente con la Oficina de Comunicaciones y Relaciones de Vecindad del municipio para obtener recursos y ayuda para que su servicio en la junta sea una experiencia productiva y gratificante. Nuestro equipo de Relaciones de Vecindad sirve a organizaciones vecinales como la suya. Llame al 407.246.2169 para ponerse en contacto con el coordinador de Relaciones de Vecindad asignado a su vecindario. Somos un recurso de capacitación para su organización vecinal. A través del programa de capacitación iLead ofrecemos talleres, guías y videos que le permiten entender su papel como miembro voluntario de la junta.
Además de esta guía, hay tres guías que sería importante que lea con su junta:
1) Operaciones de la Junta de Directores.
2) Orientación para la nueva Junta de Organizaciones Vecinales.
3) Procedimientos parlamentarios simplificados.
Saber es poder
Lea los documentos rectores de su asociación, tales como los artículos de incorporación, estatutos, reglas y políticas. Si su asociación está incorporada como una organización sin fines de lucro del Estado de Florida, necesita estar familiarizado con los Estatutos de Florida 617 – sin fines de lucro. Los miembros de la junta de condominios necesitan conocer los Estatutos de Florida 617 y 718 – condominios. Los miembros de la asociación obligatoria de propietarios deben leer los Estatutos de Florida 617 y 720 – Asociaciones de propietarios. Para encontrar la definición de una asociación de propietarios obligatorias consulte la sección “¿Qué es una organización de vecindario voluntaria u obligatoria?”
Leer y comprender los documentos rectores de su asociación es el primer paso para comprender su función, la autoridad de su junta y cómo opera la asociación. Asegúrese de tener copias impresas de estos documentos en una carpeta o archivados electrónicamente en su computadora. Utilice estos documentos como referencia en sus reuniones.
Pida orientación de la junta
Con suerte su asociación tiene una junta de orientación. Si no es así, que por cierto no es inusual, pídale al presidente de la junta que realice una orientación para usted y cualquier otro nuevo miembro de la junta. Para ver un ejemplo de una orientación de la junta, lea nuestra guía “Nueva orientación para organizaciones vecinales”, publicada en las páginas iLead en orlando.gov/ilead.
Una orientación completa de la junta lo ayuda a usted y a otros nuevos directores a participar rápidamente en el trabajo de la asociación. Cuando se hace correctamente, una orientación puede ser motivadora y funcionar como un elemento base para la efectividad y logros de una organización. También ayuda a construir una relación de trabajo entre todos los miembros de la junta.
Conozca a sus colegas miembros de la junta
Comparta sus antecedentes con otros miembros de la junta. Sabemos que a algunas personas les es difícil hablar de sus logros, pero es importante que los miembros de la junta conozcan las habilidades, experiencia y conocimiento de cada director, de tal manera, puede alardear sin exagerar. Comparta su experiencia profesional y cívica y con qué conocimientos y habilidades puede contribuir. Pida a los miembros compañeros compartir también su información. ¡Es una buena manera de hacer equipo!
Dé el ejemplo
Ahora que usted es parte de la junta, usted se ha convertido en un modelo para su vecindario, 24 horas al día, 7 días a la semana, le guste o no. Sus vecinos buscarán orientación, conocimientos y ayuda además de observar cómo se comporta y cómo mantiene su propiedad. Dé el ejemplo y así se ganará una reputación de ser un miembro de la junta creíble y productivo. Sea positivo, escuche, prepárese para las reuniones por anticipado, lea las actas de las reuniones y los comités, siga la agenda y ayude a promover el respeto y la cortesía entre todos.
Contribuya con una atmósfera cordial y organizada
Además de dar el ejemplo le pedimos que ayude a crear un ambiente acogedor e inclusivo en las reuniones y eventos de la asociación. No se necesita mucho para lograrlo aparte de proponerse ser amigable y cordial con todos. Ayude a que los vecinos se conozcan y haga lo posible por conocer a los nuevos vecinos.
Para contribuir con una atmósfera organizada, asegúrese de haber hecho su tarea y haber leído las actas con anticipación, incluso si no las recibe hasta la reunión, tómese el tiempo de leerlas antes del inicio de la reunión; siéntese 60 segundos antes de que empiece la reunión y anime a los demás directores y funcionarios a hacer lo mismo. Empiece la reunión puntualmente para mostrar respeto por el tiempo de todos.
Sea voluntario
Si no tiene una posición de funcionario, por qué no sirve como voluntario en un comité o encabeza un proyecto específico.
Una organización vecinal voluntaria
- Una asociación vecinal voluntaria, una asociación cívica, una asociación de residentes o una asociación de inquilinos. En algunos casos en la ciudad de Orlando también es una asociación de propietarios.
- Una asociación vecinal voluntaria es un grupo de residentes, inquilinos y propietarios que abogan y organizan actividades en un vecindario. Estas organizaciones pueden tener cuotas.
- En muchas ocasiones, negocios dentro de los límites de la asociación pueden unirse a la organización vecinal. En pocas palabras al vivir o comprar una propiedad en los límites de una organización voluntaria del vecindario usted no está obligado a formar parte de la asociación ni se requiere que pague cuotas.
Una organización obligatoria
- Una asociación de condominios (COA) o de propietarios (HOA) obligatoria convierte automáticamente a los propietarios en miembros de la asociación y se les requiere pagar cuotas y evaluaciones especiales.
- En este tipo de organización vecinal los propietarios no tienen la opción de no unirse o no pagar cuotas y evaluaciones especiales. Al comprar un condominio o una casa en una HOA obligatoria, el propietario acepta obedecer todas las reglas y regulaciones del condominio o del HOA. Un condominio o una HOA obligatoria tiene la autoridad legal para hacer cumplir las reglas y regulaciones definidas en la Declaración de Condominio, convenios, condiciones y restricciones (CC&Rs) y los Estatutos de Florida.
- Una asociación obligatoria puede ser propietaria y mantener propiedad común como las instalaciones de ingreso, muros del perímetro, piscina, canchas de tenis y/o baloncesto, etc. Para mantener esta propiedad común, la asociación obligatoria fue creada por el propietario original como entidad legal con autoridad para cobrar cuotas para mantener la propiedad común y el funcionamiento de la asociación.
- Además de los artículos de incorporación de la asociación, los reglamentos, declaraciones y las restricciones de las escrituras, los condominios se rigen por los Estatutos de Florida 617 y 718 y las HOA obligatorias se rigen por los Estatutos de Florida 617 y 720.
Notas de la junta o archivos electrónicos
Cree un cuaderno o archivo electrónico con los documentos clave que le ayudarán a gobernar su asociación. Los siguientes son ejemplos de lo que puede incluir en su cuaderno:
- Artículos de incorporación (si está incorporada)
- Estatutos
- Presupuesto/información financiera
- Información de contacto de la junta
- Lista de comités, presidentes e información de contacto
- Agendas y minutas de la reunión
- Contactos como el comisionado de la ciudad, su equipo de relaciones de vecindad, su enlace comunitario de policía / oficial de prevención de crimen, su comisionado del condado, etc.
Usted está en ventas
Captar miembros es trabajo de todos, especialmente de la junta directiva. Como asociación voluntaria, sus miembros son vitales para su asociación. Hay poder en los números. Sus vecinos no tienen que unirse a la asociación, por ello es importante que la asociación les demuestre su valor y importancia. Pida a los vecinos que se unan a la asociación, a veces eso es todo lo necesario, una invitación personal de alguien a quien ellos conocen.
Sea positivo – es contagioso
Como leyó en la primera sección, dé el ejemplo. Su actitud positiva puede ser de gran ayuda en definir el tono de su asociación. Mantenerse positivo genera buena energía que puede atraer y mantener…
- Carpeta de la junta o archivos electrónicos
- Comportarse con transparencia
- Su actitud es contagiosa
- Perfeccionar sus habilidades de liderazgo incluye: saber escuchar, crear consenso, diplomacia, integridad .
REQUERIDO – Leer y entender los documentos que rigen y la ley de Florida
Dentro de los 90 días de haber sido elegido miembro de la junta de su condominio obligatorio o asociación de propietarios, la ley de Florida requiere que certifique por escrito al secretario de la asociación que ha leído la Declaración de condominio o la Declaración de los convenios, condiciones y restricciones (CC&Rs), artículos de incorporación, estatutos, reglas, normas y las políticas escritas vigentes; que trabajará para mantener dichos documentos y políticas lo mejor que pueda, y que cumplirá fielmente su responsabilidad fiduciaria con los miembros de la asociación.
Si no hace esto dentro de los primeros 90 días de su elección a la junta, la ley de Florida requiere que sea suspendido de la junta hasta que no cumpla con el requisito.
Hay dos maneras en que puede hacer esta certificación y cumplir con la ley de Florida:
- Asista a un curso de certificación de la junta aprobado por el Departamento de Regulación Comercial y Profesional del Estado de Florida. Este curso de certificación es de unas tres horas y los participantes reciben un certificado al finalizar el curso; o
- Firme una declaración jurada diciendo que leyó todos los documentos de gobierno de su asociación y el correspondiente Estatuto de Florida, ya sea el Estatuto de Florida 718 para condominios o el Estatuto de Florida 720 para asociaciones de propietarios. Entregue esta declaración jurada al secretario de su asociación.
El certificado educativo o la certificación escrita es válida y no tiene que volver a presentarla siempre y cuando sirva en la junta sin interrupción. Los Estatutos de Florida requieren que su asociación retenga su certificado o certificación por escrito para inspección de los miembros 5 años después de su elección.
Tenga en cuenta que si su asociación no tiene en archivo el certificado educativo o la certificación por escrito, esto no afecta la validez de las acciones de la junta. El requisito de capacitación está bajo el Estatuto de Florida 718.112 (4.b) para condominios y el Estatuto de Florida 720.3033 para asociaciones de propietarios.
El municipio de Orlando le recomienda considerar la opción 1. Al asistir a un taller de certificación de la junta, usted aprende sobre los Estatutos de Florida específicos que describen sus responsabilidades legales y fiduciarias, obtiene un mayor conocimiento de su función y responsabilidades como miembro de la junta. Además, es una oportunidad de hacer preguntas y obtener aclaraciones sobre las responsabilidades de su junta.
Las clases de certificación son normalmente gratuitas y en el área de Orlando, las ofrecen abogados que se especializan en condominios y en asociaciones de propietarios de viviendas obligatorias o empresas de gestión comunitaria/inmobiliaria que ayudan a administrar las asociaciones obligatorias.
El municipio de Orlando y el gobierno del condado Orange ofrecen este entrenamiento a través de los talleres Community Connections al menos una vez al año. Para ver el horario de Community Connections visite Orlando.gov/neighborhoods.
Le recomendamos aprovechar los recursos y entrenamiento que ofrece el municipio. Recuerde que estamos para ayudarlo a gestionar su vecindario. Visite Orlando.gov/neighborhoods para conocer los recursos para las asociaciones.