Una de las mejores maneras de mantener fuerte a su vecindario y desarrollar comunidad es con una asociación de vecinos activa.
Una asociación de vecinos es un grupo de vecinos que trabajan juntos para que su vecindario sea un buen lugar para vivir. La asociación toma decisiones sobre problemas comunes reuniendo a los vecinos para compartir ideas y encontrar soluciones para sus preocupaciones e intereses.
Hay dos tipos de asociaciones de vecinos, voluntarias y obligatorias
Asociaciones voluntarias
- Formadas por vecinos para abordar asuntos del vecindario, crear un sentido de comunidad, promover el vecindario y garantizar una buena calidad de vida en el vecindario.
- La membresía es voluntaria y no existen reglas o restricciones de escrituras asociadas con este tipo de asociación. Estas asociaciones se conocen más comúnmente como asociaciones de vecinos.
- Los miembros son propietarios de viviendas, inquilinos, negocios y/o partes interesadas dentro de los límites del vecindario.
- Las asociaciones de vecinos son gestionadas por una junta directiva voluntaria formada por miembros de la asociación.
- Una asociación de vecinos no tiene que estar incorporada en el Estado de Florida, pero es lo recomendable. Al incorporar la asociación, se convierte en una entidad reconocida por el Estado de Florida y puede hacer negocios en su nombre, postular para contratos y abrir una cuenta corriente.
- Una asociación voluntaria puede elegir un nombre que sea cívico, de un propietario o un vecindario.
Asociaciones obligatorias
- Las asociaciones obligatorias existen cuando:
- Las restricciones de las escrituras están ligadas a las propiedades dentro de los límites de una asociación. Estas restricciones de escritura o Convenios, Condiciones y Restricciones (CC&Rs) son límites y reglas impuestas a un grupo de viviendas o complejo de condominios por un constructor o urbanizadora quien también establece una asociación para administrar el CC&R y las instalaciones de propiedad común dentro de sus límites.
- Se requiere que los propietarios de una comunidad sean miembros de la asociación.
- Los propietarios deben pagar cuotas o valoraciones necesarias a la asociación para financiar el funcionamiento de la comunidad, incluyendo entre otros, el costo de mantener las áreas comunes y hacer cumplir las restricciones de escritura.
- La asociación tiene la autoridad para hacer embargos y eventualmente ejecutar la hipoteca de propiedades dentro de sus límites si los propietarios no pagan las cuotas o valoraciones.
- Los propietarios deben aceptar cumplir con varias restricciones de las escrituras y usos.
- Las asociaciones son administradas por una junta de directores voluntaria como se describe en sus documentos.
- La mayoría de las asociaciones de propietarios (HOA) y asociaciones de condominios (COA) son asociaciones obligatorias.
- Las asociaciones obligatorias deben ser corporaciones de Florida y estar regidas por los Estatutos de Florida (FS), que incluyen entre otros Corporaciones sin fines de lucro FS 617; sea una asociación de condominios 718 o una asociación de propietarios FS 720.
- Para crear una asociación obligatoria bajo la ley de Florida, todos los propietarios que figuran en los títulos de propiedad deben estar totalmente de acuerdo porque están restringiendo el uso de la propiedad. Casi todas las asociaciones obligatorias son establecidas por el constructor o urbanizador que es dueño de toda la propiedad dentro de los límites designados. Es sumamente difícil crear una asociación obligatoria cuando hay más de unos cuantos propietarios involucrados debido a los requisitos de votación. Consulte los Estatutos de la Florida 720 para obtener más detalles.
Por qué organizar?
Una de las decisiones más importantes que tomamos es elegir dónde vivimos. Afecta a dónde irán nuestros hijos a la escuela, cuánto tiempo nos llevará llegar al trabajo, los alimentos a los que tendremos acceso y los vecinos de quienes dependeremos. Al comprar o alquilar una vivienda esperamos vivir en un ambiente seguro, cómodo y en paz. Al conocer a sus vecinos y saber que unos cuidan de los otros, usted mejora su calidad de vida, la de su familia, de sus vecinos y el vecindario.
Las asociaciones de vecindarios ofrecen un lugar donde conocer a los vecinos, crear amistades, intercambiar información, identificar problemas y proponer soluciones, auspiciar proyectos, eventos y divertirse.
Una asociación de vecinos voluntaria es una manera efectiva de reunir a los vecinos para:
- Abordar preocupaciones y necesidades comunes.
- Crear un sentido de comunidad.
- Celebrar por qué han elegido vivir ahí en primer lugar.
Al establecer una asociación de vecinos piense...
- ¿Qué ventajas tiene para usted y sus vecinos?
- ¿Por qué debería tomarse su tiempo para participar en una asociación de vecinos?
- Una asociación es una inversión para usted, su familia y su hogar.
Los beneficios de tener una asociación de vecinos voluntaria:
- Conocer a sus vecinos y velar los unos por los otros.
- Crear un ambiente de comunidad donde los vecinos se conocen y se sienten seguros.
- Proteger dos de sus inversiones más importantes: su familia y su hogar.
- Hacer el vecindario más seguro.
- Crear una voz unida para servir como defensor del vecindario.
- Asegurar una comunicación fuerte y consistente entre vecinos y entre la ciudad y el vecindario.
- Establecer una alianza e influencia del vecindario con el municipio de Orlando.
- Reconocer los intereses y puntos en común y decidir qué se debe hacer.
- Trabajar juntos para abordar las necesidades y deseos del vecindario, incluir la participación de los vecinos en las decisiones que guían las acciones del vecindario.
- Mejorar la capacidad de recuperación ante desastres naturales o emergencias que afecten al vecindario.
- Utilizar la experiencia, las habilidades y talentos de los vecinos para mejorar el vecindario.
- Realizar actividades sociales para crear unidad en el vecindario.
1. Establezca un comité organizador reclutando tres o cuatro vecinos interesados y dispuestos a dedicar tiempo a organizar la asociación. Este comité trabajará con el equipo de Relaciones de Vecindad para organizar la asociación.
2. Comuníquese con el equipo de Relaciones de Vecindad del municipio al 407.246.2169 o envíe un correo electrónico a neighborhoods@orlando.gov.
3. El equipo de Relaciones de Vecindad ayudará al comité organizador a:
- Crear una declaración escrita de la necesidad y propósito de la asociación de vecinos.
- Definir los límites propuestos de la asociación.
- Organizar 3 reuniones para establecer la asociación:
- Reunión # 1- una primera reunión en la cual el vecindario vota si desea tener una asociación. Es importante que esta reunión sea estructurada para ayudar a los vecinos a conocerse y abordar una inquietud específica que interese a los vecinos a asistir.
- Reunión # 2 – se enfoca en establecer estatutos, cargos oficiales y comités, votar sobre el nombre de la asociación, su misión y propósito, cuándo y qué tan a menudo deben reunirse y otros elementos de la asociación.
- Reunión # 3 – se enfoca en la elección de funcionarios, votación sobre los estatutos, establecimiento de metas y de comités permanentes.
4. Ahora su asociación está en marcha. Recuerde que el equipo de Relaciones de Vecindad continuará ayudando a su asociación.
¿Cómo se estructura una asociación de vecinos voluntaria?
Los miembros pueden determinar la estructura de la junta de su asociación para que se adapte a las necesidades del vecindario. Aquí hay una estructura de asociación voluntaria bastante típica:
| Funcionarios/Junta Directiva |
| a |
| Junta Permanente o Comité Especial |
| a |
| Miembros |
Las asociaciones voluntarias son administradas por una junta directiva voluntaria compuesta por funcionarios y la junta elegidos por los miembros en general. Las posiciones más comunes son presidente, vicepresidente, secretario y tesorero y algunos miembros de la junta. El municipio sugiere mantener la junta directiva entre cinco a siete miembros, incluidos los puestos de oficiales.
El propósito de la junta es ofrecer liderazgo, visión y la gestión de la asociación. La junta dirige el trabajo de los comités bajo la dirección de los miembros de la asociación. Son los miembros los que otorgan a la junta su autoridad para gestionar la asociación.
Los comités permanentes de la asociación están establecidos para hacer el trabajo de la asociación bajo la dirección de la junta directiva y los miembros. Un comité permanente es un comité de trabajo permanente que puede estar descrito en los estatutos de la asociación. Los siguientes son ejemplos de comités permanentes:
- Comité de bienvenida – maneja el reclutamiento de los miembros y da la bienvenida en los eventos/reuniones de la asociación, etc .
- Comité de comunicación – comunicación interna y externa, sitio web, medios sociales, etc.
- Comité social – planea y organiza eventos sociales.
- Comité de proyectos – investiga, planifica, desarrolla proyectos para abordar los objetivos o preocupaciones de la asociación.
- Comité de seguridad – implementa y celebra las actividades de seguridad del vecindario.
La asociación puede formar comités especiales para abordar un tema, tarea o proyecto específico. Un comité especial se disuelve una vez que ha completado su objetivo o propósito.
Actuar como presidente de un comité o miembro es una excelente manera de asumir un rol de liderazgo en la asociación. Los comités ayudan a compartir la carga de trabajo de la asociación y permiten a los miembros involucrarse en temas y proyectos que les apasionan. No es el papel de los funcionarios de la asociación ni de los miembros de la junta hacer todo el trabajo de la asociación; los comités hacen mucha parte del trabajo para la asociación.
Estatutos – Tenerlos o no tenerlos
El municipio promueve a las asociaciones adoptar y adherirse a los estatutos. Los estatutos funcionan como un acuerdo entre la asociación y sus miembros y describen cómo opera la asociación. El cumplimiento de los estatutos proporciona continuidad y consistencia en las operaciones de la asociación. El equipo de Relaciones de Vecindad puede proporcionarle ejemplos de los estatutos de otras asociaciones o consulte la nueva edición revisada de Robert’s Rules of Order, 11th Edition, Chapter 18-Bylaws.
¿Qué sucede con las cuotas? Depende de la asociación decidir qué recursos financieros necesitará para administrar la asociación. En resumen, le costará dinero operar su asociación. Los gastos dependen de la misión, metas y proyectos de la asociación. Ejemplos de nuevos gastos de asociación son:
- Incorporación de la asociación en el Estado de Florida.
- Creación y manejo del sitio web de la asociación.
- Copia de folletos de marketing, reuniones, agendas y otros materiales.
- Letreros de jardín para reuniones y eventos.
- Suministros de oficina como etiquetas de identificación, papel para notas y carpetas de trabajo.
- Suministros para eventos como alimentos, productos de papel y decoraciones.
- Otros gastos en base a metas y proyectos.
Es necesario cobrar lo suficiente para mantener la asociación, pero no desea cobrar cuotas que los vecinos consideran demasiado caras. Algunas asociaciones optaron por depender de las donaciones en lugar de cobrar cuotas anuales. esto funciona si los miembros de su asociación tienen los recursos financieros y son generosos. El inconveniente de depender de contribuciones es que la asociación puede tener dificultad para tener suficientes fondos operativos y el costo de financiar las actividades de la asociación recae en unos pocos.
Si elige tener cuotas, la manera más fácil de determinar cuáles deberían ser las cuotas de membresía es crear primero su presupuesto y luego dividir los gastos totales entre el número de miembros que cree se unirán a la asociación.
Por ejemplo, la asociación crea un presupuesto anual de $500 y hay 300 viviendas/propiedades dentro de los límites de la asociación, por lo que la meta de su membresía puede ser el 15 por ciento de todas las viviendas que serían 45 miembros que pagan cuotas. Para determinar las cuotas anuales, divida el presupuesto anual de $500 entre la meta de 45 miembros lo que resulta en $11.11 por hogar. Sugerimos redondear esta cantidad a $12.00 por hogar o miembro. Pregúntese si sus miembros considerarán que reciben un valor adecuado por el valor de sus cuotas. Esperamos que ellos consideren que sí, que $12 es una inversión y un buen precio por mantener fuerte a su vecindario.
Lleve a cabo reuniones de miembros o una combinación de reuniones y actividades al menos trimestralmente. Muchas asociaciones tienen suficientes proyectos y actividades para reunirse mensualmente, otros se reúnen de dos a seis veces al año, otros trimestralmente y otros dos veces al año.
Muchas asociaciones obligatorias de condominios o de propietarios de viviendas solo organizan una reunión anual de los miembros y celebran reuniones de la junta y del comité durante todo el año para realizar los negocios de la asociación.
Piense en sus reuniones de miembros como una forma de conectarse con sus vecinos y miembros. Las reuniones son poderosas herramientas de comunicación y participación cuando se llevan a cabo de manera efectiva. Cuide de no caer en la trampa de reunirse por el simple hecho de tener una reunión; si no hay una razón o propósito claro para reunirse no lo haga, pues correrá el riesgo de no tener asistentes. Vea nuestra Guía iLead para Reuniones Efectivas en Orlando.gov/neighborhoods para detalles y consejos sobre reuniones de éxito.
- Establecer comunicación entre vecinos en todo el vecindario tales como configurar Nextdoor, una cuenta de Facebook para el vecindario y/o cuentas de Twitter e Instagram.
- Proyectos de limpieza y embellecimiento a través de los programas Green Up Orlando y Keep Orlando Beautiful.
- Establecer o mejorar la vigilancia vecinal y promover la prevención del crimen.
- Organizar eventos sociales, fiestas del vecindario, Fiesta Nacional Contra el Crimen, club de caminantes y fiestas por la Noche de Brujas.
- Identificar y resolver asuntos y preocupaciones del vecindario.
El municipio de Orlando está comprometido en apoyar a nuestras asociaciones de vecinos. A través de la Oficina de Comunicaciones y Relaciones de Vecindad (OCNR), el municipio ofrece varios servicios para apoyarlo como líder vecinal y ayudar con la sostenibilidad de su asociación. Piense en el equipo de Relaciones de Vecindad como un equipo para ayudar y guiar a su asociación de vecinos, o con solicitudes individuales y conectarlo con los servicios adecuados. El personal de Relaciones de Vecindad es un gran recurso para las asociaciones de vecinos.
Algunos de los recursos e información del equipo incluyen:
- Organizar y mantener las asociaciones de vecinos.
- Guías de iLead que son herramientas de capacitación para informar, comunicar e involucrar a sus vecinos.
- Series de Liderazgo iLead – una clase de capacitación de 6 semanas con miembros de las asociaciones de la ciudad de Orlando. Al finalizar, los líderes recibirán $250 para sus asociaciones.
- Capacitación personalizada – vamos a sus reuniones y les damos capacitación según las necesidades de su asociación.
- Talleres para conectar con la comunidad – capacitación mensual gratuita para líderes y voluntarios del vecindario.
- Facilitamos oradores para reuniones y eventos de la asociación.
- Información y referencias: lo ponemos en comunicación con todos los departamentos y programas del municipio que pueden abordar las necesidades de su asociación.
- Fondos Apareados del alcalde – otorgamos fondos apareados de hasta $5,000 a las asociaciones de vecinos para mejoras en su vecindario; físicas o proyectos de seguridad pública, programas educativos o culturales.
- Espacio para reuniones – use gratis los centros vecinales del municipio para celebrar las reuniones de su asociación.
- Cumbre de vecindarios y comunidades – conferencia anual sobre capacitación para las mejores prácticas para la gestión de asociaciones.
- Recursos de asistencia – somos un recurso para sus preguntas y asuntos, si nosotros no tenemos la respuesta, lo probable es que sepamos quién la tiene.
- Establecer contactos – nosotros podemos conectarlo con otras organizaciones vecinales en su área y en la ciudad.
- Invitaciones a eventos de la alcaldía y reuniones con el alcalde y los comisionados.
- Ayuda con eventos del vecindario.
Recuerde siempre que su equipo de Relaciones de vecindad está para ayudarlo. Llámenos al 407.246.2169 o escríbanos a neighborhoods@orlando.gov. Visite orlando.gov/neighborhood para todos los servicios y recursos que ofrece nuestro equipo.
Nuestras asociaciones de vecinos tienen un papel importante: “El municipio de Orlando sabe que los vecindarios fuertes y habitables provienen de una ciudad fuerte y dinámica. Una ciudad de calidad es la que tiene como cimientos a sus vecindarios y la gente llama a estos vecindarios su hogar”.
- Alcalde Buddy Dyer