Estrategias para mayor participación en su organización vecinal

Overview

Introducción

Para tener una organización de éxito es crucial incrementar la participación del vecindario. Sea que pertenece a una asociación voluntaria u obligatoria, usted es un voluntario trabajando a través de su organización vecinal. 

Para operar una organización efectivamente, debe incluir en su “equipo”: planificación, reclutamiento y participación.

PLANIFICACIÓN

Si fallamos en planificar, planeamos fallar. La planificación es una función esencial de cualquier organización vecinal efectiva. 

Donde empezar

1. Asegúrese de que los miembros de su junta tengan las habilidades necesarias para ayudar a la asociación a cumplir con su misión y sus objetivos.

• Esto atraerá a los residentes a participar. El equipo de liderazgo debe mostrar una visión, una actitud positiva, inclusividad, orientar, cultivar y reconocer. Al reclutar a miembros potenciales de la junta, busque a los vecinos que puedan tener las habilidades, experiencia y conocimientos que le falten a la junta actual.  Dígales por qué les está pidiendo que postulen para la junta… es porque tienen un talento específico o experiencia en la planificación de eventos, etc. Para más información sobre cómo reclutar miembros potenciales de la junta, lea la Guía iLead para cultivar nuevos líderes en el vecindario en orlando.gov/ilead.

2. Tenga una misión clara y concisa y establezca objetivos.

• La misión lo mantiene enfocado en la razón por la que existe su organización.

• Los objetivos son declaraciones de lo que se debe hacer para lograr resultados, demostrar éxito y cumplir con su misión.

• Mantenga sus metas simples y reales basadas en sus recursos: Que sean "S-M-A-R-T": específicas, medibles, alcanzables y relevantes/reales, basada en el tiempo al generar metas.

• Escriba las metas y publíquelas en todas las piezas de comunicación de la asociación. Para más información sobre cómo crear metas, lea la Guía iLead de operaciones de la Junta Directiva en orlando.gov/ilead.

• Compare sus acciones con sus metas. ¿Cómo le ha ido? Alcanzar sus metas definirá el éxito de su asociación.

Su misión y sus metas anuales son la hoja de ruta para el éxito de la asociación.

3. ¿Qué gano participando (WIIFM, siglas en inglés)?  Que su participación en la asociación sea significativa y personal cuando desarrolle su liderazgo, reclutamiento y planes de retención de miembros. Lo siguiente afectará su plan:

Su asociación:

• Compite por el tiempo y compromiso de los vecinos. Las personas están ocupadas y se les demanda mucho de su tiempo.
• Invierte tiempo y recursos para conocer a sus vecinos.
• Debe compartir porqué un vecino debería darse el tiempo y hacer el compromiso con la asociación versus otras organizaciones y actividades.  
• Deberá usar los talentos e intereses de los vecinos para la misión y los objetivos de la asociación; en otras palabras, utilizar la experiencia, los intereses, los talentos y las conexiones de un vecino para beneficiar al vecindario.

¿Qué gano participando? (WIIFM) hará que la participación, la experiencia y la satisfacción de sus miembros sean más personales y valiosas. Ayude a sus vecinos a definir por qué participarían.

4. Planee usar el tiempo, el talento y las habilidades de todos sus vecinos.

• Cuando un nuevo vecino se muda o se une a la asociación, entréguele copias de los estatutos, reglas, etc. de su asociación.

• Haga que alguien de la junta visite al nuevo vecino para que le informe de la labor y los beneficios de su asociación y cómo participar. Si su organización es una asociación obligatoria, asegúrese de que un integrante de la junta cubra las restricciones de las escrituras y reglas de la asociación. 

• Asegúrese de invitar al nuevo vecino a participar en las reuniones y actividades de la asociación que atraigan su interés. Considere pasar a buscar al nuevo vecino para asistir a la próxima reunión o actividad. Puede ser intimidante y/o estresante para una persona nueva entrar a una reunión o evento de la asociación por su cuenta.

• Haga que se sienta bienvenido e incluido.

 

5. ¡Planifique la diversión!  Asegúrese de añadirle "diversión" a las reuniones y eventos de su asociación.
Lea las Guías iLead para romper el hielo y/o hacer participar a los voluntarios: unidos orlando.gov/ilead.

Para ser un líder con éxito usted debe: 

• Estar dispuesto a correr riesgos
• Tener en mente un plan o misión
• Rodearse de personas emprendedoras 
• Mantener la motivación
• Compartir el éxito 
• ¡Divertirse!

RECLUTAMIENTO

Ahora que su asociación ha tomado los pasos necesarios para planificar la participación de los residentes, es hora de reclutar.

Al contratar considere usar estas reglas como guía: 

• Regla de 3:  Para que la gente vea y escuche su mensaje, debe comunicar de 3 formas diferentes. Por ejemplo, en su boletín informativo, en su sitio web, en nuestras plataformas de redes sociales o verbalmente en reuniones y eventos.
• Regla de 7: El mensaje debe ser escuchado por los vecinos al menos 7 veces para que lo recuerden y actúen.

1. Conozca la demografía de su vecindario, ¿Quién vive en su vecindario?

Consejo para tener éxito:

Visite orlando.gov/orlandoinformationlocator/ para conocer la demografía de su vecindario.

1. En la esquina superior derecha, donde dice “Encuentre su dirección”, digite su dirección.
2. Después de llenar los datos, haga clic en su dirección.
3. Vaya a la parte inferior de la página y haga clic en “Datos del censo: Hoja de resumen del bloque".

¿Por qué es importante saber quién vive en su vecindario?
Esta información permite a su asociación adaptar sus reuniones, recursos, actividades y eventos según el vecindario. Por ejemplo, si tiene un vecindario con muchas familias jóvenes, puede considerar proveer "cuidado de niños" en sus reuniones y actividades infantiles en sus eventos para que toda la familia pueda participar. Si tiene una población mayor, es posible que desee considerar la posibilidad de celebrar las reuniones de su asociación al final de la tarde o en los fines de semana antes de que oscurezca para que las personas mayores puedan llegar a casa antes del anochecer.

 

2. ¿Cómo puede agregar valor la organización vecinal al vecindario y a sus miembros?

• Protege el valor de sus viviendas.
• Mejora y protege la calidad de vida del vecindario.
• Refuerza el vínculo entre vecinos.
• Crea un ambiente más seguro con la vigilancia vecinal.
• Desarrolla la interacción, unidad y orgullo vecinal con actividades y eventos.
• Proporciona una voz unificada del vecindario; identifica, aborda y resuelve problemas del vecindario e implementa iniciativas vecinales.
• Comunica y se asocia con el municipio de Orlando y el condado Orange para garantizar un vecindario habitable y sostenible.

3. Reclute talento del vecindario. Descubra el talento y habilidades de sus vecinos.

Todos en su vecindario son recursos para su organización y tienen algo que ofrecer. Las personas se sienten halagadas cuando se les pide de manera personal hacer algo. Esto es muy importante en asociaciones obligatorias en donde algunos propietarios sienten que pagar sus cuotas de asociación es más que suficiente.

Consejo para tener éxito: Apele a lo que inspira al vecino mostrándole lo que puede ganar con su participación; esto aumenta las probabilidades de que el vecino participe.

Cuando se enfoque en reclutar, considere: 

• “Esa” persona extremadamente locuaz —no evite a esa persona porque es habladora, dele una tarea, un deber, dele poder y será quien haga lo que tiene que hacer.
• Profesionales de negocios - conozca lo que hace la gente de su vecindario, qué habilidades poseen, cómo pueden utilizar su negocio o sus habilidades para que se beneficien ellos y el vecindario.
• Adultos mayores/retirados – están más disponibles durante el día, tienen experiencia profesional, saben llegar a la comunidad y están bien relacionados. Trabajar en grupo puede ayudarlos a sentirse conectados.
• Jóvenes– los residentes jóvenes pueden tener una influencia positiva en los niños más pequeños y permiten tener más ojos en la calle.

1. Los jóvenes a menudo son diestros en manejo de computadora y conocen la tecnología y redes sociales.
2. Les gusta la actividad física y tienen mucha energía.
3. Los estudiantes de secundaria pueden obtener horas de servicio comunitario por el tiempo y talento que donan a la asociación. Llame a la oficina de administración de su escuela secundaria local para conocer sus criterios de servicio comunitario y la documentación necesaria para que los jóvenes obtengan crédito por las horas  donadas a la asociación.

4. La primera impresión es la última impresión. Las reuniones de la asociación son a menudo la primera impresión que los nuevos vecinos tendrán sobre su asociación. ¿Qué dicen sus reuniones sobre su asociación? Recuerde, no tiene una segunda oportunidad para causar una primera impresión.

1. Limite las reuniones de la asociación a una hora o una hora y media como máximo.
2. Empiece y termine puntualmente.
3. Cree un ambiente acogedor y divertido, que utilice un ambiente de reunión cómodo; distribuya y siga una agenda y antes de terminar la sesión resuma las decisiones y resultados. 
4. Establezca reglas para limitar los comentarios a dos o tres minutos por persona. Es importante que todos tengan la oportunidad de hablar antes de dar la palabra a un vecino que ya habló del tema. 

Consejo para tener éxito: Haga que las reuniones sean agradables y entretenidas:

1. Proporcionar comida es una ventaja, pida a los miembros que traigan comida para compartir.
2. Permita un momento para que los vecinos se conozcan y hablen.
3. Use oradores invitados con un buen tema.
4. Sea puntual con su programa y reportes.
5. Los líderes de la asociación deben estar disponibles y accesibles después de las reuniones.
6. Al terminar su reunión, resuma las acciones y asignaciones para ayudar a que todos los asistentes comprendan lo que se logró durante la reunión.

5. Hable sobre los logros de la asociación. Promueva los logros de las asociaciones de manera constante. Utilice sus objetivos para definir el éxito. Pídales a sus vecinos /miembros activos que aprovechen cada oportunidad para hablar sobre los logros y las actividades de la asociación con otros vecinos. A la gente le gusta ser parte de un equipo ganador.

6. Sepa escuchar.  Entre las cualidades de un líder están saber escuchar y saber callar.  Escuchar a sus vecinos y demostrar que entiende a qué se refieren es una excelente manera de crear una buena relación con ellos.

7. Sea amable e inclusivo: considere la posibilidad de un comité de bienvenida cuyo objetivo principal sea hacer que los vecinos se sientan bienvenidos. Incluya a los vecinos en las decisiones de la asociación y en el establecimiento de metas. La gente apoya lo que ellos mismos ayudan a crear.

8. Comunique: informe. Somos una sociedad que funciona 24 horas al día, 7 días a la semana, con nuevas generaciones acostumbradas a tener acceso a información a través de Internet o las redes sociales en cualquier momento. El conocimiento es poderoso y la asociación juega un papel importante en compartir lo que acontece en el vecindario y en la comunidad.

Herramientas de comunicación

1. Correos electrónicos
2. Boletines
3. Sitio web
4. Redes sociales
5. Nextdoor (Nextdoor.com)
6. Verbal 

Consejos para comunicarse:

Boletines – deben enfocarse en el propósito y las necesidades vecinales que haya identificado la asociación; disfrute haciendo y presentando el boletín. El formato dependerá si lo va a imprimir o distribuir electrónicamente. 

• Mensaje del presidente e información de contacto de la junta.
• Actas de reuniones y anuncios.
• Reconocimiento a vecinos/miembros que ayudan a la asociación.
• Anuncie eventos y actividades divertidas.
• Consejos útiles para el hogar.
• Materiales de capacitación/educación.
• Temas de actualidad.
• Eventos, actividades, seminarios del municipio, etc.
• Información de contacto del municipio: comisionados, aplicación de códigos, seguridad pública, oficina de comunicaciones y relaciones vecinales.
• Pensamiento del día.
• Sección de clasificados, intercambio, compre localmente.
• Reclutamiento.
• Anuncios para empresas locales que ayudan a compensar el costo de la publicación del boletín. 
• Fotos de eventos, actividades de éxito o vecinos divirtiéndose.
• Destaque a alguien que se destaque en su comunidad.

Sitio web: igual que con el boletín, debe enfocarse en el propósito y las necesidades del vecindario que la asociación identificó; diviértase haciéndolo.

• Proporcione los datos básicos de la organización vecinal e información de contacto.
• Todos (o la mayoría) de los elementos del boletín.
• Cómo participar.
• Comités.
• Próximas reuniones y eventos.
• Utilice imágenes de reuniones y eventos.
• ¡Manténgalo actualizado y novedoso!

Redes sociales

• Utilice fotos.
• Sea breve y simple.
• Sea relevante.
• ¡Manténgalo actualizado!
• Siempre proporcione información de contacto.

Consejo para tener éxito: Llame a la Oficina de Comunicaciones y Relaciones de Vecindad para obtener recursos y estrategias de reclutamiento y comunicación. Comuníquese con nosotros al 407.246.2169 o neighborhoods@orlando.gov.

PARTICIPACIÓN

1. Eventos y socialización en general. Diversión con propósito. Recuerde ser inclusivo cuando ayude a los vecinos a socializar. Esta es una función clave de la asociación. Organice actividades y eventos que promuevan un sentido de comunidad, de una interconexión social y de un vecindario acogedor y sostenible.

Ideas

• Organice encuentros informales (evite días festivos).
• Organice noches de cine, utilice una puerta de un garaje como pantalla de cine. Alterne qué casa elige la película y no olvide las palomitas de maíz.
• Organice un proyecto de limpieza o embellecimiento de la comunidad.
• Las actividades juveniles unen a las familias. Esta es una excelente manera de llegar a los padres.
• Coordine un paseo semanal en bicicleta por el vecindario para todas las edades.
• Coordine una cena en un restaurante local.
• Promueva una actividad en las calles: recorridos por el jardín, club de caminatas, paseos de perros.

 

2. Que participe toda la familia.  Una excelente manera de que los vecinos participen es a través de sus hijos. Organice eventos para los jóvenes del vecindario como juegos de baloncesto, noches de cine, noche de juegos, fiesta de la Noche de Brujas, etc.

3. Deles una tarea pequeña.  Para que los vecinos se sientan comprometidos, deles un trabajo pequeño. Utilice comités para lograr los objetivos de la asociación; es una buena manera de delegar el trabajo e involucrar a más vecinos.

Consejos para tener éxito:

• Cuando forme el comité o asigne una nueva tarea tómese el tiempo de explicar de manera clara y concisa el resultado del proyecto.
• Determine qué recursos serán necesarios para que el comité tenga éxito.
• Establezca una agenda con plazos reales.
• Logre que el comité se comprometa totalmente con el proyecto/tarea, resultados y plazos límites.
• Deje que las personas lo hagan a su manera siempre y cuando se logre el resultado y se cumplan los plazos.
  
  

4. Embellecimiento del vecindario. Lo primero que ve la gente es la condición física del vecindario.  Considere hacer una limpieza del vecindario. Los programas Keep Orlando Beautiful (A embellecer Orlando) y Green Up (Queremos verte más verde) son fabulosos para que los vecinos participen.

5. Proyectos y subsidios para vecindarios. Realice proyectos que desarrollen orgullo en el vecindario. Los proyectos deben apoyar la misión de la asociación y abordar los problemas y preocupaciones del vecindario. El municipio proporciona subsidios a asociaciones que desean implementar proyectos para mejorar sus vecindarios.

6. Mantenga una actitud positiva. Los líderes marcan el tono de la asociación con sus actitudes y acciones. Los líderes necesitan liderar con sus acciones y palabras. Sea positivo.

7. Cree una herramienta sencilla de comunicación. Ponga a disposición un formulario para que los vecinos escriban sus inquietudes, quejas o ideas que no estén en la agenda pero que serán respondidos en un plazo específico después de la reunión.  Este formulario permite al vecino la oportunidad de expresar una inquietud sin perder tiempo en la reunión.

8. Pregunte y obtenga la opinión de los vecinos. La mayoría de las personas aprecian la oportunidad de expresar su opinión. Siempre esfuércese por obtener el consenso del grupo y del vecindario, especialmente en temas delicados. Cuando busque opiniones, la asociación puede adoptar algunas reglas básicas para garantizar que no se alarguen las horas de reunión.

9. Sea generoso con reconocimiento y agradecimiento. El reconocimiento es una forma única de pago. Uno de los resultados es que las cosas ordinarias se hacen extraordinariamente bien. No olvide felicitar, elogiar, reconocer y agradecer. Hágale saber a la gente que sus contribuciones son valiosas. Para información adicional sobre cómo dar las gracias lea la Guía iLead: A reclutar y apreciar a nuestros voluntarios orlando.gov/ilead.

Use notas escritas para expresar el agradecimiento y aprecio de la asociación. Hágalo divertido adjuntando dulces para reforzar su mensaje

1.  ¡Gracias por ser un voluntario extraordinario! (golosinas Hot Tamales)
2. ¡Usted es una estrella en mi galaxia! (barras dulces Milky Way)
3. ¡Reconocemos su gran valor! (barras dulces 100 Grand)
4. ¡Le agradecemos todo lo que usted hace! (barras dulces Kiss and Hug)
5. ¡Es una alegría trabajar con usted! (barras dulces Almond Joy)
6. ¡Estamos en deuda por todo lo que usted hace! (barras dulces Pay Day)
7. ¡Usted hace una tremenda diferencia! (barras dulces Mounds)
8. ¡Su esfuerzo vale un jonrón! (barras dulces Babe Ruth)
9. ¡Este sitio sería un zoológico sin usted! (Animal crackers)
10. ¿Usted es un salvavidas! (Lifesavers)
11. ¡Usted es una estrella! (Starburst candy)
12. ¡Gracias por dar su corazón a la organización! (Candy hearts) 

Planee reclutar e involucrar posibles residentes para aumentar la participación de los vecinos en su asociación. Cada organización vecinal es diferente. Lo que funciona para unos no funciona para otros. Use la información anterior como guía para tener éxito.

Ahora está listo para aumentar la participación vecinal.

Los siguientes son tres ejercicios que le recomendamos hacer con los miembros o con la junta. Esta información le ayudará a planear, reclutar y participar.

Ejercicio 1 (Individual)

Responda lo primero que venga a su mente. No intente "pensar demasiado". 

1. ¿Por qué se mudó a su vecindario?

    

    

2. ¿Qué tiene de especial su vecindario?

    

    

3. ¿Por qué participa en su asociación?

    

    

4. ¿Qué espera obtener de su participación en la asociación?

    

    

5. ¿Cuál ha sido el mayor éxito de su asociación?

Ejercicio 2 (Junta)

Por qué participan los vecinos en una asociación

Ejercicio 3

¿Qué ha funcionado?